Oikean tapauksenhallintajärjestelmän valinta
Asianhallintajärjestelmä tai asiakirjanhallintajärjestelmä voi olla juuri oikea yhdelle yritykselle tai organisaatiolle, mutta ei ollenkaan sovellu toiselle. Jotta Tietäen, millaista järjestelmää yrityksesi tarvitsee, on hyvä käydä läpi ja kysy itseltäsi ja yritykseltä useita kysymyksiä. Ensisijaisesti tarvitsevat järjestelmän tarvitsevien kertomaan, mikä on tärkeintä niitä. Hyvä järjestelmä auttaa sinua hallinnoimaan ja helpottaa sitä jotta näytät palveluhaluiselta, sillä mitään ei unohdeta. Tarkista olemassa olevat prosessit ja yhdistä niiden ketju mukana tapauksessa. Oikea tapaustenhallintajärjestelmä tekee siitä helppoa seuraavan henkilön kanssa, jonka kanssa asioissa käsitellään, ja yleiskuvan saaminen on helppoa. Kuinka suuri on tarve rakentaa useilla toiminnoilla ja tarvitsetko liitetäänkö muut järjestelmät tapausjärjestelmään? Tapaukset on tiedettävä kytketty myös? Pitäisikö asiakkaan voida kirjautua sisään seuratakseen kysymystään? Ja Miten haluat itse seurata jokaista tapausta?
Kartoita mahdolliset ongelmat, joita tällä hetkellä on ja mitä on tärkeintä ratkaista, ja älä unohda kouluttaa henkilökuntaa kunnolla, kun löysin sinulle oikean järjestelmän. Asianhallintajärjestelmän on tarjottava tukea ja käsittely on yksinkertaisempaa, nopeampaa ja sen pitäisi automatisoida virrat - samaan aikaan että asiakkaasi kokevat, että kanssasi on helppo kommunikoida. Tervetuloa vertailemaan tapauksenhallintajärjestelmiä BusinessWith-oppaassa.
Tapaustenhallintajärjestelmät eri toimialoille
Riippuen toimialasta, jolla työskentelet, tarve tapaustenhallintajärjestelmät tai dokumenttien hallinta näyttävät hyvin erilaisilta. Jotkut teollisuudenalat tai yritykset saattavat tarvita paljon järjestelmätarpeita toimia eri tavalla saapuvan tapauksen tyypin tai sen mukaan järjestelmä on herkkä ja toimii riippumatta siitä, millä laitteella työskentelet.
Nykyään monia järjestelmiä voidaan mukauttaa tiettyjen järjestelmien perusteella, ja ne ovat mukana etu yhdistää muita asiakkuudenhallintajärjestelmiä, rahoitusjärjestelmiä tai liiketoimintajärjestelmiä lajikkeita. On olemassa järjestelmiä, joita voidaan käyttää offline-tilassa niille, jotka ei aina ole hyvä kattavuus ja joilla on oltava pääsy milloin tahansa ja missä tahansa. Mahdollisuudet ovat rajattomat.
Esimerkiksi kiinteistöalalla tarvitaan usein järjestelmää, joka pystyy hallinnoida kaikkea vuokrapelastajista ja vikailmoituksista kykyyn hallita asiakirjoja ja tärkeitä sopimuksia. Tässä saattaa olla tarvetta järjestelmään, joka voi lähettää ilmoituksia tapauksesta ja järjestelmä, joka kertoo, kun aikaraja ylittyy. Sen pitää myös olla liitettynä rahoitusjärjestelmään, jotta laskutus voi tapahtua. Tässä se on erittäin tärkeää kiinteistöyhtiölle, että järjestelmä todella täyttää vaatimukset. Kaikkien asiakirjojen hallinta on aivan liian aikaa vievää ja digitaalinen järjestelmä tarjoaa parempaa palvelua, laatua ja helpottaa seurantaa huomattavasti. Lisäksi se säästää rahaa ja vähentää henkilökohtaista riippuvuutta, koska prosessit hoitavat itsensä itse, kun mitään ei putoa halkeamien läpi. Parempi liiketoimintahyöty, yksinkertaisesti.