Minkä asiakirjanhallintajärjestelmän yrityksesi tarvitsee?
Kaikilla yrityksillä on asiakirjoja, jotka on allekirjoitettava ja arkistoitava, ja jotta ne pysyvät järjestyksessä noudattaen lakeja ja määräyksiä, tarvitset sopivan asiakirjojen hallintajärjestelmän. Se tarkoittaa, ettei sinun tarvitse käsitellä tiedostoja kansioihin ja paperipinoihin – sen sijaan voit istua alas ja tietää, että asiakirjat, sopimukset, päätökset ja ohjeistukset on dokumentoitu älykkäällä ja digitaalisella tavalla. Dokumenttien hallintajärjestelmä auttaa muun muassa siinä, että annat oikeille ihmisille oikeudet tietoihin ja pystyt nopeasti ja helposti selvittämään asiakirjojen tilan, esimerkiksi, mitä on allekirjoitettu ja mikä ei ja mikä asiakirjan versio on voimassa. Näin saat hyvän yleiskuvan ja täyden hallinnan yrityksen eri asiakirjoista.
Web-pohjaista dokumentinhallintaa voit käyttää missä tahansa haluat, tietäen, että kaikki on turvallisesti säilytetty. Mutta millainen asiakirjanhallintajärjestelmä sinun pitäisi valita? Kaikki riippuu siitä, millainen ihminen olet, millaista yritystä edustat ja millä toimialalla toimit. Tarvitsetko skaalautuvan ratkaisun kasvaaksesi tulevaisuudessa? Vai riittääkö yksinkertainen ratkaisu? Kuinka moderni järjestelmän pitäisi olla? Kuinka moderni järjestelmän pitäisi olla? Tarvitseeko prosessisi automatisointia? Kuinka paljon tarvitset ohjelman räätälöintiä? Hyvän järjestelmän pitää ehkäistä myös virheiden syntyä asiakirjoja käsitellessä.
Mitä asiakirjanhallintajärjestelmiä on saatavilla Suomen markkinoilla?
Työkaluja digitaaliseen dokumenttien hallintaan on saatavilla erialisilla järjestelmäratkaisulla. Jotkut toimittajat tarjoavat vain digitaalisten asiakirjojen käsittelyä, kun taas toiset palveluntarjoajat tarjoavat täydellisen johtamisjärjestelmän, jossa dokumenttien hallinta on oma moduulinsa. Suomen markkinoilla on siis monia toimittajia, joita voit vertailla ja löytää sinulle parhaan toimittajan.
Vertaa erilaisia asiakirjanhallintajärjestelmiä täällä BusinessWithissä löytääksesi yrityksellesi parhaiten sopivan.
Pikaopas
Aiheeseen liittyvät luokat Asiakirjanhallintajärjestelmä
AsiakirjanhallintajärjestelmäHallintajärjestelmä VMS-alustaAML-järjestelmäFleet management-järjestelmäIntranetKäyttöjärjestelmäLow codePoikkeamien hallintaProsessinhallintajärjestelmäProsessityökalutRPA-järjestelmätTMS-systemListattuna 27 eri järjestelmää kategoriassa Asiakirjanhallintajärjestelmä
M-Files on johtava alusta tietotyön automaatioon. M-Filesin alustan avulla tietotyöläiset löytävät tiedon nopeasti, työskentelevät tehokkaasti ja saavuttavat parempia tuloksia. M-Files sisältää innovatiivisen metatietopohjaisen arkkitehtuurin, automaattisen työnkulkujen hallinnan sekä edistyneen tekoälyn. Kaiken tämän ansiosta asiakkaat pääsevät eroon informaatiokaaoksesta, parantavat prosessien t...
Lisätietoja M-Files
Hallitse kaikkia tärkeitä tietoja yhdestä paikasta. Älykäs prosessimoottori toiminnallisiin työnkulkuihin. Asiakirjojen, poikkeamien ja sopimusten hallinta samalla logiikalla. Välitä tiedot ja työskentele automaattisesti oikeille ihmisille organisaatiossasi. Helppo integrointi. Alhaiset hallintokustannukset ja helppo tehdä muutoksia.
Lisätietoja Centuri
Precisely on digitaalinen sopimusalusta, joka automatisoi sopimusten hallinnan ja auttaa minimoimaan rutiinitehtävät. Preciselyn alustan ansiosta saat jopa 25 kertaa nopeamman käsittelyajan ja voit luoda sopimuksen yli 10 kertaa nopeammin. Alustamme auttaa sinua lisäämään hallintaa, vähentämään kustannuksia ja vapauttamaan lukemattomia tunteja hallinnollista työtä – kaikki yhdessä, käyttäjäystäväl...
Lisätietoja Precisely
PandaDoc-asiakirjanhallintajärjestelmän avulla yritys voi helposti hallita ja luoda dokumentaatiota käyttäjäystävällisellä alustalla. Toiminnot, kuten valmiit mallit, API-integraatio ja korkea suojaustaso.
Lisätietoja PandaDoc
Erikoistunut matkalaskutusjärjestelmä, joka pystyy hoitamaan kaikki matkalaskutusprosessin vaiheet. Siinä on kehittynyt tilastotyökalu, jonka avulla voit seurata kehitystä ja tehokkuutta. Yksi suurimmista yrityksistä matkalaskutusohjelmistoissa.
Lisätietoja Azets Expense
Adobe Acrobat on luova verkkopohjainen palvelu, jonka avulla käyttäjä voi luoda dynaamisia digitaalisia lomakkeita. Niiden älykäs AI-ominaisuus tunnistaa automaattisesti staattiset lomakekentät ja muuntaa ne digitaalisiksi tekstikentiksi. Käyttäjällä on mahdollisuus luoda omia lomakkeita tai valita laajasta valikoimasta ammattimaisesti suunniteltuja lomakkeita. Lomakkeet voidaan sitten toteuttaa s...
Lisätietoja Adobe AcrobatTestaa Systemguide
Oikea järjestelmä muutamassa minuutissa!
Kokeile Systemguidea, joka antaa sinulle yksilöllisiä suosituksia tarpeidesi mukaan.
Innofactor tarjoaa dokumentti- ja asianhallinnan (Dynasty) sekä laajan valikoiman pilvi- ja turvallisuuspalveluita, jotka tehostavat prosesseja ja varmistavat vaatimustenmukaisuuden.
Lisätietoja Dynasty
PaperOffice on enemmän kuin ohjelmisto: Se on täydellinen ekosysteemi, elämäntapa ja paikka, johon olet aina tervetullut. PaperOffice indeksoi kaiken, olivatpa ne sitten skannattuja asiakirjoja tai tiedostoja. Integroitu hakukone mahdollistaa jokaisen sanan katkelman, määrän ja hakutermin löytämisen.
Lisätietoja Paperoffice
Tarjoaa modulaarisia tiedonhallintaratkaisuja: sähköinen arkistointi, e-allekirjoitus, dokumentinhallinta, ideahallinta ja integraatiot pilvessä tai omassa konesalissa. Palvelut korostavat tietoturvaa, löydettävyyttä ja käytettävyyttä.
Lisätietoja Sarake
Tehtävienhallinnan avulla pystyt seuraamaan kaikkia tehtäviä. Varmistat, että kaikki tehdään oikein ja oikeaan aikaan. Luot helppoja perehdyttämisprosesseja ja -oppaita uusia työntekijöitä varten. Kopioit vaivattomasti tehtäviä toimipisteestä toiseen. Me tarjoamme sinulle välineet, joiden avulla luot yrityksellesi johdonmukaiset työnkulut.
Lisätietoja Sensire
Signicat yhdistää yli 35 eurooppalaista eID-menetelmää ja EU:n digilompakot yhteen API:in — varmistettu kirjautuminen, tunnistus, e-allekirjoitukset ja todennustallenteet auditointeja varten.
Lisätietoja Signicat eID and Wallet Hub
Asian-, asiakirjan- ja arkistonhallinnan ratkaisujemme ytimenä ovat SÄHKE2-sertifioidut järjestelmät. Näiden ympärille olemme tuottaneet erilaisia tehtäväpohjaisia käyttöliittymiä helpottamaan tiedon tuottamista, hallintaa ja hyödyntämistä. Tavoitteenamme on tarjota käyttäjille helppokäyttöisiä työkaluja, jotka tukevat juuri oman työn tekemistä. Roolipohjainen ratkaisumme sisältää myös käyttöliitt...
Lisätietoja Triplan
Sähköinen arkisto on monipuolinen, helppokäyttöinen ja turvallinen dokumentinhallintaratkaisu. Se on saatavissa verkkoselaimen avulla milloin ja missä tahansa, koska se toimii verkossa SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli pilvipalveluna. Sähköinen arkisto soveltuu erinomaisesti esimerkiksi sopimustenhallintaan, laatujärjestelmiin ja hallitustyöskentelyyn. Se sopii myös moneen muuhun käyt...
Lisätietoja Webbdocs
Alfresco on avoin sisältö-, prosessi- ja hallintoratkaisu, joka yhdistää sisällönhallinnan, prosessiautomaation ja tietohallinnan skaalautuvaksi pilvi- tai on‑premise‑järjestelmäksi.
Lisätietoja Alfresco
Bynder pyrkii yksinkertaistamaan yrityksen dokumenttien hallintaa kokoamalla kaiken digitaalisen helppokäyttöiselle alustalle kaikille yrityksen digitaalisille tiedostoille.
Lisätietoja Bynder
Luokkansa paras dokumenttien hallintaohjelmisto ja työnkulun automatisoinnin sisältöpalvelut kaikenkokoisille tiimeille ja yrityksille – toimitetaan usean pilvialustan kautta.
Lisätietoja DocuWare Cloud
Dokmee tarjoaa dokumenttien tallennuksen, hakemisen, versionhallinnan, työnkulut, OCR-kyvykkyydet ja e‑allekirjoitusintegraation helpottaen digitaalista muunnosta ja yhteistyötä.
Lisätietoja Dokmee ECM
Dropbox tarjoaa pilvipohjaisen dokumenttien tallennuksen, versionhallinnan, jakamisen ja analytiikan sekä tuotteen lisäosat kuten DocSend ja Replay yrityskäyttöön.
Lisätietoja Dropbox
Pilvipohjainen sisältöalusta, joka yhdistää tiedostojen jakamisen, yhteistyön, hallinnon ja AI-analytiikan turvallisella ja integroidulla tavalla.
Lisätietoja Egnyte Content Cloud
Google Workspace tarjoaa pilvipohjaisen työtilan, jossa on Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet ja premium‑AI-ominaisuudet yhteiseen dokumenttien hallintaan, allekirjoituksiin ja reaaliaikaiseen yhteistyöhön.
Lisätietoja Google Workspace
Laserfiche tarjoaa AI:n ja automaation avulla dokumenttien tallennuksen, haku- ja luokittelutoiminnot sekä prosessien automatisoinnin organisaation tiedon hallintaan ja päätöksentekoon.
Lisätietoja Laserfiche
Helppokäyttöinen järjestelmä, joka auttaa yritystä keräämään ja jäsentämään digitaalisia dokumenttejaan yhteiselle dokumentinhallinta-alustalle. Toiminnot, kuten mobiilisovellus, valmiit mallit ja raportit.
Lisätietoja LogicalDOC
ONLYOFFICE tarjoaa selaimessa, työp öydällä ja mobiilissa toimivat editorit ja DocSpace-alustan: reaaliaikainen yhteistyö, versiohallinta, käyttöoikeudet, pohjat, integraatiot ja AI‑avusteet dokumenttien luomiseen ja analysointiin.
Lisätietoja ONLYOFFICE Docs
Asian-, asiakirjan- ja arkistoinnin hallinta. Älykäs alusta julkisen sektorin asiakirjanhallintaan ja digitalisointiin. Hyödynnä ratkaisumme sisäänrakennettu älykkyys organisaatiosi ydinprosessien tukena.
Lisätietoja Public 360°
Yritätkö optimoida asiakirjahallintaa ja ‑työnkulkuja? Autamme tiimejä ja osastoja, jotka painiskelevat turhien manuaalisten ja hallinnollisten tehtävien kanssa ja kärsivät hitaista, tehottomista ja turhauttavista prosesseista. Usein ongelmia on samalla myös asiakirjojen käytössä ja tietoturvassa, mikä haittaa vaatimustenmukaisuuden varmistamista. DocuWare-ohjelmistossa pystyy tallentamaan dokumen...
Lisätietoja Ricoh
Luo työntekijöillesi yhtenäisyyden tunnetta ja viesti heille intranetin kautta. Paranna organisaation tehokkuutta jakamalla yleisiä resursseja ja sovelluksia kotisivustoilla ja portaaleissa. Kerro tarinasi kauniiden viestintäsivustojen avulla. Pysy ajan tasalla verkkosivustojen ja SharePoint-mobiilisovelluksen yksilöityjen ja kohdennettujen uutisten avulla.
Lisätietoja SharePoint
XaitPorter on joustava alusta, joka mahdollistaa dokumenttien rinnakkaishallinnan, mikä parantaa yrityksen prosessien tehokkuutta ja lopulta parempia tuloksia.
Lisätietoja XaitPorterPikaopas
Mitä sinun pitäisi vaatia asiakirjanhallintajärjestelmältäsi?
On useita asioita, joita sinun tulee miettiä ja asettaa vaatimuksiksi, kun olet poissa Etsi dokumentinhallintajärjestelmä. Monet edistyneemmistä järjestelmät voivat olla monimutkaisia käyttää ja vaatia enemmän koulutusta, vaikka ne yksinkertaisista voi joskus puuttua tarvitsemiasi ominaisuuksia. Varmista todellakin valitse järjestelmät huolella. Hyvä idea on todella testata järjestelmää nähdäksesi kuinka se toimii käytännössä. Asiakirjanhallintajärjestelmät toimivat eri hyviä sen mukaan, mitä tarpeita sinulla on ja millä alalla toimit. Vastaanottaja täydellisen järjestelmän löytäminen voi olla vaikeaa ja räätälöitävissä Täydellisyys ei myöskään ole aina helppoa. Tärkeintä on mieti, että sen pitäisi todella sopia heidän kanssaan työskenteleville työntekijöille erilaisia asiakirjoja. Hyvä järjestelmä säästää paljon aikaa ja tekee sinusta voi erittäin tehokkaasti seurata asiakirjojasi ja niiden oikeellisuutta arkistoitu ja että niitä voidaan nopeasti jäljittää ja etsiä.
Voit vapaasti vaatia, että valitsemasi järjestelmä toimii mobiilisovelluksena. Tämä johtuu siitä, että nykypäivän työpaikat ovat yhä liikkuvampia Asiakirjojen on tällöin oltava saatavilla missä tahansa. Asiakirjojen käsittely matkapuhelimella lisää joustavuutta ja lisää säästää monta kertaa aikaa.
Muita BusinessWithin neuvoja on valita järjestelmä dokumenttien hallinta, joka tuntuu todella helppokäyttöiseltä, voi indeksoida automaattisesti ja voidaan laajentaa tarvittaessa tulevaisuudessa. Ajattele laatikon ulkopuolella työntekijän näkökulma – ei ole koskaan hyvä idea ottaa käyttöön uutta järjestelmä, jota kukaan ei ymmärrä tai käytä. Kiinnitä ostoksesi uusi järjestelmä loppukäyttäjien kanssa. Pyydä toimittajaltasi, että he voivat tarjota koulutusta tarvittaessa ja autamme sinua oppimateriaalien, kuten verkko-oppimisen, kanssa tai videoita.
Vertaile ja valitse BusinessWith-asiakirjanhallintajärjestelmiä tai ota yhteyttä ota yhteyttä, jos tarvitset lisäapua ja -opastusta.
Asiakirjojen hallintatoimintojen kuvaus
Asiakirjamallit ja vakiopohjat
Edistynyt haku ja suodatus
Ilmoitukset ja hälytykset
Integraatiot ja järjestelmäliitännät
Käyttöoikeuksien hallinta
Lukukuittaukset ja vastaanottovahvistukset
Muutosten seuranta ja lokitiedot
Reaaliaikainen yhteistyö ja muokkaus
Sähköinen allekirjoittaminen
Versionhallinta
