Minkä asiakirjanhallintajärjestelmän yrityksesi tarvitsee?
Kaikilla yrityksillä on asiakirjoja, jotka on allekirjoitettava ja arkistoitava, ja jotta ne pysyvät järjestyksessä noudattaen lakeja ja määräyksiä, tarvitset sopivan asiakirjojen hallintajärjestelmän. Se tarkoittaa, ettei sinun tarvitse käsitellä tiedostoja kansioihin ja paperipinoihin – sen sijaan voit istua alas ja tietää, että asiakirjat, sopimukset, päätökset ja ohjeistukset on dokumentoitu älykkäällä ja digitaalisella tavalla. Dokumenttien hallintajärjestelmä auttaa muun muassa siinä, että annat oikeille ihmisille oikeudet tietoihin ja pystyt nopeasti ja helposti selvittämään asiakirjojen tilan, esimerkiksi, mitä on allekirjoitettu ja mikä ei ja mikä asiakirjan versio on voimassa. Näin saat hyvän yleiskuvan ja täyden hallinnan yrityksen eri asiakirjoista.
Web-pohjaista dokumentinhallintaa voit käyttää missä tahansa haluat, tietäen, että kaikki on turvallisesti säilytetty. Mutta millainen asiakirjanhallintajärjestelmä sinun pitäisi valita? Kaikki riippuu siitä, millainen ihminen olet, millaista yritystä edustat ja millä toimialalla toimit. Tarvitsetko skaalautuvan ratkaisun kasvaaksesi tulevaisuudessa? Vai riittääkö yksinkertainen ratkaisu? Kuinka moderni järjestelmän pitäisi olla? Kuinka moderni järjestelmän pitäisi olla? Tarvitseeko prosessisi automatisointia? Kuinka paljon tarvitset ohjelman räätälöintiä? Hyvän järjestelmän pitää ehkäistä myös virheiden syntyä asiakirjoja käsitellessä.
Mitä asiakirjanhallintajärjestelmiä on saatavilla Suomen markkinoilla?
Työkaluja digitaaliseen dokumenttien hallintaan on saatavilla erialisilla järjestelmäratkaisulla. Jotkut toimittajat tarjoavat vain digitaalisten asiakirjojen käsittelyä, kun taas toiset palveluntarjoajat tarjoavat täydellisen johtamisjärjestelmän, jossa dokumenttien hallinta on oma moduulinsa. Suomen markkinoilla on siis monia toimittajia, joita voit vertailla ja löytää sinulle parhaan toimittajan.
Vertaa erilaisia asiakirjanhallintajärjestelmiä täällä BusinessWithissä löytääksesi yrityksellesi parhaiten sopivan.
Pikaopas
Aiheeseen liittyvät luokat Asiakirjanhallintajärjestelmä
AsiakirjanhallintajärjestelmäHallintajärjestelmäIntranetKäyttöjärjestelmäLow codePoikkeamien hallintaProsessinhallintajärjestelmäProsessityökalutListattuna 16 eri järjestelmää kategoriassa Asiakirjanhallintajärjestelmä
Pikaopas
Mitä sinun pitäisi vaatia asiakirjanhallintajärjestelmältäsi?
On useita asioita, joita sinun tulee miettiä ja asettaa vaatimuksiksi, kun olet poissa Etsi dokumentinhallintajärjestelmä. Monet edistyneemmistä järjestelmät voivat olla monimutkaisia käyttää ja vaatia enemmän koulutusta, vaikka ne yksinkertaisista voi joskus puuttua tarvitsemiasi ominaisuuksia. Varmista todellakin valitse järjestelmät huolella. Hyvä idea on todella testata järjestelmää nähdäksesi kuinka se toimii käytännössä. Asiakirjanhallintajärjestelmät toimivat eri hyviä sen mukaan, mitä tarpeita sinulla on ja millä alalla toimit. Vastaanottaja täydellisen järjestelmän löytäminen voi olla vaikeaa ja räätälöitävissä Täydellisyys ei myöskään ole aina helppoa. Tärkeintä on mieti, että sen pitäisi todella sopia heidän kanssaan työskenteleville työntekijöille erilaisia asiakirjoja. Hyvä järjestelmä säästää paljon aikaa ja tekee sinusta voi erittäin tehokkaasti seurata asiakirjojasi ja niiden oikeellisuutta arkistoitu ja että niitä voidaan nopeasti jäljittää ja etsiä.
Voit vapaasti vaatia, että valitsemasi järjestelmä toimii mobiilisovelluksena. Tämä johtuu siitä, että nykypäivän työpaikat ovat yhä liikkuvampia Asiakirjojen on tällöin oltava saatavilla missä tahansa. Asiakirjojen käsittely matkapuhelimella lisää joustavuutta ja lisää säästää monta kertaa aikaa.
Muita BusinessWithin neuvoja on valita järjestelmä dokumenttien hallinta, joka tuntuu todella helppokäyttöiseltä, voi indeksoida automaattisesti ja voidaan laajentaa tarvittaessa tulevaisuudessa. Ajattele laatikon ulkopuolella työntekijän näkökulma – ei ole koskaan hyvä idea ottaa käyttöön uutta järjestelmä, jota kukaan ei ymmärrä tai käytä. Kiinnitä ostoksesi uusi järjestelmä loppukäyttäjien kanssa. Pyydä toimittajaltasi, että he voivat tarjota koulutusta tarvittaessa ja autamme sinua oppimateriaalien, kuten verkko-oppimisen, kanssa tai videoita.
Vertaile ja valitse BusinessWith-asiakirjanhallintajärjestelmiä tai ota yhteyttä ota yhteyttä, jos tarvitset lisäapua ja -opastusta.
